Hashimoto   Baku

Hashimoto   Baku

ビジネスコミュニケーションを磨く10のステップ (メモ)

このページは個人的なメモ書きです。何かあればご連絡ください。

なぜこんなメモをしたのか。

パートナーが転職した際、新人研修でテキストとして配られた本がキショすぎて、なんか多分反論していたんだと思う。

Chapter 4

  • Try
    • 会話はあくまで双方向のコミュニケーション手段。自己主張と他者傾聴とのバランスを取りながら、建設的でお互いに気持ちのいい対話を心掛ける。
  • Study
    • 苦手意識を克服する、相手の意見を否定から入らない、脱線した話を相手を立てつつ上手に元に戻す方法の下りに関しては、ビジネスのみならず、人間関係一般においても応用が効く方法論だと感じた。
  • Try Again
    • 前章までのチームメンバー間での業務的なコミュニケーションから、一対一のより踏み込んだ対話において心掛けるべき点が述べられていた。たとえ目上の存在であっても一方的に聞きに回るに留まらず、適切なタイミングで相槌を打つ、理解を深めるための的確な質問をするなど、主体的に会話に参加すべきである。また、会話が建設的になるよう、相手に対して否定的な先入観を持ったままにしない、自分の状況についても出来るだけポジティブに換言して伝えるといった工夫も大切である。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • 本章で述べられている内容には概ね賛同する一方で、「相手の話を繰り返すことで話し手は聞き手が話に引き込まれていると感じ-」のように、目上の立場を立てる為の儀礼的なジェスチャーが多いようにも感じた。冒頭の例における佐藤さんと秋元さんの上司についても、「傾聴する」方法が人や世代それぞれであるにも関わらず、先入観から「人の話を聞いていない」と断定していた点について疑念が残る。対外的なマナーとしては遵守していきたいが、私自身がいつか目上の立場になった際、部下となる方々にそのような気遣いを強いないよう心掛けたい。

Chapter 5

  • Try
    • 会議のような多人数が意見が出し合う場においては、その趣旨や関連する知識を前もって理解した上で望むことがまず第一に大切である。議論の流れを遮らず、主体的に導き出した意見を実直に順序立てて述べるよう心掛ける。
  • Study
    • 意見を募る手法としては「ブレインストーミング」がよく知られているが、付箋を用いた「KJ」方や、参加者が多数になる場合に、予め5人程の小グループで議論してから、それぞれの意見を集約するという「バズセッション」と呼ばれる手法論もある。アジェンダを設定し、限られた時間内で結論を出す目的意識も重要ではあるが、その一方で、議論の行き詰まりを無理に収めず、改めて仕切り直す決断も時には必要である。
  • Try Again
    • 友人間、家族間でのプライベートな会話と異なり、社会という場で自分の意見を述べるということには相応の責任が伴う。多様な価値観の人々がいる中で、独善的に自分の意見を通す行為は社会人としての自覚に欠ける。意見を述べる上で、理論的な根拠とその順序立て、そして少々のレトリックが説得力を高めるコツである。また、一参加者としてのみならず、ファシリテーションの立場に立った時のために、意見集約の方法論について知っておくのも大切である。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • 新入社員の立場でありながら、業務の専門的な議論に参加するのはとてもハードルが高く感じるのが正直な所。冒頭の例ではセキュリティ関連という比較的堅い議題だったので、その応答にも「正解」が求められたが、アニメーション制作はある意味手探り的で柔軟性が求められる場だとも感じるので、勿論本章で述べられていた事項には注意しつつも、ある程度は当たって砕けろの精神で主体的に参加していきたい。また、課長のように「そんな単純なことで良いのかね」という曖昧な先入観から部下をその場で詰問しないようにも心掛けたい。

Chapter 6

  • Try
    • プレゼンテーションとは、聞き手の意思決定や理解を助けるため情報を、適切なビジュアルツールを組み合わせて限られた時間の中で分かりやすく伝える手法である。
  • Study
    • データの種別に応じた適切なグラフの選び方、パワーポイントやKeynote以前の時代のプレゼンテーション手法（ホワイトボード、OHP、模造紙）についても述べられていたのが興味深かった。また「ツカミが重要」とはよく言われるが、プレゼンテーションの導入部分の具体例についても参考になった。
  • Try Again
    • プレゼンテーションとは、事実や意見を視覚的情報を交え分かりやすく解説する行為である。その主役はプレゼンターではなく、実は聞き手である。プレゼンターはあくまで聞き手の意思決定の手助けとなる情報の提供に徹するべきであり、聞き手が飽きなく理解できるよう、結論部を冒頭に回す、適度なユーモアや演出を交えるなど工夫をする必要がある。スライドの作り方についても、プレゼンターの言葉による補完が効く分、すべての情報を詰め込む必要は無い。表やグラフを用い、直感的に理解できるようなデザインを心掛ける。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • 動画職、作画に関わる立場として、冒頭の例のようにかしこまった対外的プレゼンテーションの機会は決して多くはないとは思うが、本章で述べられていた様々な手法論は、作画打ち合わせや日常の資料作成など、広範に応用が効く考え方でもあると感じた。また、こうしたプレゼンテーションや講義に近い業務は前職でも数多く経験したため、その時気をつけるべきだった点を振り返るという意味でも参考になる章だった。

Chapter 7

  • Try
    • ここでいうビジネスマナーとは、筆者自身が在籍するような日本企業において「社会人として基本的な常識があり、相手に好印象を与える」とみなされている諸作法である。欠勤連絡や体調管理といった実効的なものもあれば、ルッキズムや旧態依然とした価値観の残滓でしかないものもある。しかし、そうしたマナーを自明のものとして内面化した業界や世代の人々に不快感を与えないためにも、消耗しない程度に遵守するのが賢明である。
  • Study
    • 本章で述べられていることは、2014年改訂時点のものであり、この8年だけでも、ビジネスマナーへの価値観は、#KuTooといった社会運動や働き方改革、コロナ禍におけるリモートワーク化の影響もあり劇的に変わってきている。そうした中でも「上司が残業しているからといって、不用意に会社に居留まらない」といった今に通ずるマナーについても述べられてるのは印象的だった。しかしその一方で、「フォーマルな場では女性はパンツスーツを避ける方が望ましい」といった、現在では性差別的とされる考え方や、毛髪の色についての言及など、前章で否定的に述べられていた「先入観や偏見」を許容するかのようなマナーが挙げられていたのは残念だった。揚げ足取りにはなるが、本書の挿絵における女性がスカートにブラウスといったフェミニンな服装で統一して描かれていたことは、著者の態度を象徴的に表しているように感じた。
  • Try Again
    • ビジネスマナーには、暗黙的に受容されているものと、就業ルールのように明文化されているものとがある。前者は、清潔感のある社会人らしい服装を心掛ける、立ちふるまいを美しくするといった身だしなみなどがその一例である。後者については、就業規則を参照するとともに、時間に余裕のある行動を心掛けるなど、状況に応じて必要な立ち振る舞いを主体的に判断すべきである。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • 時間管理や就業規則のように、円滑な業務のために必要なルールについては引き続き遵守していきたい。歩き方や姿勢については、ビジネスマナーとしてではなく個人的な健康増進のために心掛けたいと感じた。話は変わるが、コロナ禍が続くなか、リモートワークにおける新しいビジネスマナーが生まれてきているようにも感じる。例えば、電話やメールではなく、Teams, Slackなどの非同期コミュニケーションツールを使うというのは、相手の時間を不必要に奪わないためのマナーであるとも言える。Zoom会議で回線状況が悪くて聞き取りづらい人が居る、というのはよくあることだが、自宅のWebカメラやインターネット接続環境を良くするというのは、ある意味では「身だしなみ」に当たるかもしれない。（経済上誰しもが出来ることではないのは承知しているが）そうした今の働き方の実態に合った、思いやりとしてのビジネスマナーを、デジタル・ネイティブ世代として再考していけたらと考えている。

Chapter 8

  • Try
    • ビジネス会話とは、ビジネスにおけるフォーマルな言葉の表現方法やトーンのことである。適切な言葉遣いはビジネスパートナーに好感を与える上で大切である。正しい敬語の使い分け、相手に圧迫感を与えない換言の仕方を学ぶとともに、口癖について常日頃から意識しながら改善するよう務めるべきである。
  • Study
    • ビジネスの場では、尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けを的確に行う必要がある。また、単刀直入な疑問文や命令文を和らげるための「クッション言葉」は、会話のみならずメールやテキストを書く際にも役立つ。
  • Try Again
    • ビジネスパートナーとして信頼されるには、「見た目」「態度」「言葉づかい」の3つの壁があると前章で触れられていたが、本章ではそのうち「言葉づかい」について述べている。ビジネスの場において確認や催促、交渉といった、緊張感を求められる対話はしばし発生する。その際、相手に不快感を与えないための適切な敬語の使い方や、クッション言葉を用いた婉曲表現は必要不可欠なスキルである。身だしなみとも異なり、言葉づかいやトーン、滑舌は本人の長年の癖に依る部分も大きいため、常日頃から意識的に改善するよう努力する必要がある。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • 前職であるコメディカル（医療関連従事者）を通して、敬語とカジュアルさが織り交ぜられた話し方が身についていた面もあったため、改めて正しいビジネス会話を心掛けたい。また昨今では、対外的な場においても自社の人間に対し上司・部下問わず敬語を使うというマナーや、日本語が第一母語ではない方も増えているなかで、敬語による過度の修飾を避け、会話やメールを簡潔明快にするといった考え方も、IT企業など比較的新しい業種を中心に芽生えている。私個人としてはビジネス会話を心掛けながらも、他社の方々の言葉遣いについては、その社内文化を尊重するよう心掛けたい。

Chapter 9

  • Try
    • 電話では、対面でのコミュニケーションと異なり、純粋にその受け応えの仕方のみで印象が決まるために、特に慎重な言葉遣いが求められる。明瞭なトーンや抑揚、復唱の少ないやり取りを心掛けるなど、通話という特性に応じた失礼のないマナーを意識するべきである。
  • Study
    • 上司が不在の時の受け答えや、自分が担当していない案件における応答の仕方は、咄嗟に出てくるものではない為、定型文として覚えておくのが望ましい。スマートフォンを使うことが日常的になった今、若い世代を中心に固定電話の内線転送や保留機能などに慣れていない場合も多い。そのため、予めマニュアルを通読しておくのも、応答時に焦らないための事前準備として有効である。
  • Try Again
    • 前章の「言葉づかい」で触れられていたマナーは電話応対においても有効である。しかし対面でのビジネス会話と異なり、通話先との関係性や用件が不明瞭な状態から会話が始まる場合が多いため、どのようなケースにおいても失礼のない丁重な口調やトーンを心掛けるという点で、特に慎重さが求められる。また、メモを取る、その際6W2Hを意識して用件の概要について伺うなど、誤解や繰り返しの少ない確実な応答も重要である。電話は便利なコミュニケーションメディアではあるが、謝罪に伺う際など、現地に赴いて対面で説明する誠実さも時には必要である。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • デジタル・トランスフォーメーションによって、固定電話での応対や各部署への転送といった場面は激減しているが、スマートフォンでの一対一での応対やオンラインミーティングなどにおいて、依然として上記で述べられていたマナーは有効であるため、自然に身につけられるよう常日頃から意識していきたい。一方、電話という連絡手段自体、掛ける側のタイミングで受け手の時間を強制的に奪うということでもあるということもまた心に留めておきたい。特に作画のような集中力を要する業務が多いアニメーション業界においては、緊急を要する連絡以外は、可能な限りTeams, Slackといった法人向けコラボレーションツールを用いた非同期的コミュニケーション手段を用いるよう心掛けたい。

Chapter 10

  • Try
    • 社外訪問は、打ち合わせや商談など何らかの目的を持って行われる。そのため、受付時や応接間でのやり取りにおいて、本来の目的を限られた時間の中で円滑に達成出来るよう、ホスピタリティや、上下関係を意識した失礼のない対応能力が求められる。
  • Study
    • 名刺の受け取り方、応接間での席順などについても、明文化されたマナーが存在する。来客時・訪問時問わず、社外の人々と接するということは相応に緊張感が求められる場面ではあるが、しきりに周囲を見渡し挙動不審になる、横着してお茶汲みの際に資料を汚してしまう、といった初歩的な失策をしないよう、落ち着きと余裕のある行動を心掛ける。
  • Try Again
    • 社外の人々とのやり取りは、社内での同僚や上司とのそれ以上に緊張感と誠実さが求められる。受付や事務など一般職においては、来客時の取り次ぎや会議室への案内、お茶汲みといった所作を順序良くこなせるよう、その流れを予めよく理解しておく。また社外の人々と直接応対する担当者の立場である場合は、名刺の渡し方、応接間での席順といった基礎的なビジネスマナーについて、今一度改めて確認すべきである。他社訪問時においても同様に、アポイントメントを取る、目的外の不必要な挙動をせず、速やかに用件を済ませられるよう心掛ける。
  • 自分自身が気をつけたいこと
    • フリーランスの方も多いこの業界においては、こうした社外の人々との提携は日常的に発生するため、この章で述べられていたマナーについては特に意識したい。また余談だが、オンラインミーティングが増えた昨今、ZoomやGoogle Hangoutでの画面配置における上座・下座の概念を提唱するマナー講師の方も居らっしゃると最近耳にした。ビジネスマナーは決して普遍的なものではなく、情勢やテクノロジー、国、業種、社内文化に応じていかようにも変わるものだということを心に留めていきたい。そして様々なマナーのあり方に臨機応変かつ寛容に対応し、また「常識」のアップデートを怠らないよう、これからも社会人としての自己研鑽に励んでいきたい。